Charte de la R&D Partenariale

Comment se passe le montage du projet ?

Objectif : établir et signer un contrat (qui peut prendre la forme d’un devis) avec le partenaire. Le contrat définit le projet, le mode de pilotage du projet, les engagements mutuels de chacun (apports, obligations, planning, livrables, paiements…)

Les échanges avec le partenaire vous permettront de définir les enjeux, les objectifs et les bénéfices du projet pour chaque partie. Votre chargé d’affaires Sayens vous aidera à qualifier et définir le cadre partenarial adapté (que ce soit une collaboration de recherche, une prestation ou une expertise), et les enjeux liés à la propriété intellectuelle, à sa protection et son exploitation éventuelle par le partenaire à l’issue du projet.

Pour élaborer une offre à votre partenaire, vous devrez identifier les expertises et moyens à engager, formaliser un programme pour la durée du projet qui recoupe les intérêts de l’entreprise et du laboratoire/chercheur en définissant les objectifs, le séquencement par workpackages et les livrables associés. La rédaction précise du programme scientifique peut faire l’objet d’un livrable intermédiaire du projet, ou d’une prestation d’expertise préalable au contrat de recherche.

Stratégie de négociation. Définir les apports de chacun des partenaires. Valider et définir les moyens à mettre en œuvre de part et d’autre

Attention :

• Valider les enjeux et l’engagement de l’entreprise dans le projet (planning, budget, scénario de valorisation envisagé, etc…).
• Ne pas proposer de prix ou d’enveloppe financière trop tôt
• Valider et qualifier les livrables attendus pour anticiper la stratégie de valorisation.

Comment nous chiffrons le projet, et définissons le prix proposé à l’entreprise ?

Principes de chiffrage

Le projet est évalué en coûts complets comprenant les coûts directs pour sa réalisation (ex : temps personnels laboratoires, personnels recrutés spécifiquement, heures utilisation matériels, achats, sous-traitance …), et les coûts indirects (environnement technique et scientifique, frais de gestion).

Cette estimation budgétaire du projet est élaborée à l’aide d’une fiche de coût permettant de :

• Recenser et chiffrer en amont de manière exhaustive les besoins utiles à la réalisation du projet,
• Optimiser le pilotage financier et la gestion des flux du contrat (reversements labo/établissement/achats/budget disponible,…),
• Négocier le contrat avec l’industriel au mieux dans l’intérêt de l’établissement/laboratoire, en tenant compte d’un prix minimal de vente qui pourra comprendre une marge.

La fiche de coût est un support concerté Sayens/Etablissements/Laboratoires, qui s’appuie sur des règles communes de chiffrage validées par les Etablissements. Ce support transparent est renseigné par le chargé d’affaires Sayens, sur la base des éléments fournis et validés par chercheur/service Financier Sayens/Directeur de Laboratoire.

Exemple de fiche de coût simplifiée

Dans le cas de projets comportant un enjeu de propriété intellectuelle (PI), une partie des coûts du laboratoire peut être affiché en cofinancement du projet, pour légitimer le partage de la PI. Sayens aide à définir la stratégie de valorisation du projet (partage de PI, modalités de protection et de prise en charge des coûts, modalités d’exploitation, exclusivité du partenariat, publications) et l’impact financier associé, dans l’intérêt du chercheur/établissement.

Quelles sont les modalités de gestion des contrats, et comment est réparti le budget ?

Le budget prévu pour la réalisation du contrat est géré par Sayens qui perçoit les fonds de l’industriel. La répartition du budget du projet définie dans la fiche de coûts distingue :

1. Le budget qui sera reversé au laboratoire (coûts supportés directement par le laboratoire pour réaliser le contrat) :

• Heures du personnel laboratoire travaillant sur le contrat (yc coûts d’utilisation des locaux)
• Heures d’utilisation du matériel du laboratoire
• Co-financement laboratoire : dépenses prises en charge par le laboratoire (ex une partie des heures de son personnel sur le projet) permettant de revendiquer des droits sur les résultats. Le co-financement diminue le montant de reversement Sayens et le prix de vente au client

Ce budget est reversé au laboratoire à l’encaissement par Sayens des règlements clients selon l’échéancier prévisionnel de paiement défini au contrat. A sa signature, un bon de commande est transmis à l’antenne financière du laboratoire détaillant les échéances prévisionnelles des reversements.

2. Le budget qui restera en gestion chez Sayens (coûts engagés directement par Sayens pour réaliser le contrat) :

• Heures du personnel Sayens et/ou du personnel recruté spécifiquement pour le projet
• Achats d’équipements, consommables, sous-traitance et frais de missions du projet
• Investissement pour la recherche chercheur : somme dédiée au chercheur pour les dépenses liées à ses travaux de recherche et mis à disposition pendant 2 ans après la fin du contrat
• Investissement pour la recherche laboratoire : somme provisionnée pour les dépenses courantes du laboratoire, mise en réserve sur un compte d’investissement pour la recherche laboratoire. La réserve disponible est calculée chaque année, et est mobilisable pendant 4 ans par le Directeur d’Unité pour financer le développement du laboratoire. Ce montant est défini à 10% des coûts directs (hors frais de gestion et marge) pour l’ensemble des laboratoires. Au-delà des 4 ans, les sommes non consommées sont reversées au laboratoire.
• Marge prévisionnelle du projet : si la négociation du contrat permet d’obtenir une marge (montant négocié au-delà du prix plancher défini lors du chiffrage en coût complet), celle-ci est partagée : 50% en investissement pour la recherche chercheur, et 50% pour Sayens.

3. Les frais de gestion (20% du prix de vente du contrat)

Alloués à Sayens pour la gestion administrative et financière des projets, ils intègrent un pourcentage reversé 2 fois par an aux services centraux de l’Etablissement, dont le taux varie en fonction de la nature du contrat, afin de couvrir leurs frais de fonctionnement . La contribution des chargés d’affaires est valorisée en sus pour la négociation du contrat, l’apport d’affaire ou autre contribution.

Pour les projets impliquant un enjeu de PI et pour tout projet > à 25 K€ HT, un contrat de prestation/collaboration doit être mis en place, en complément de la proposition financière (devis).

Après validation du devis par l’entreprise, et après validation du projet par l’ANRT dans le cas des thèses CIFRE, un juriste Sayens rédige une proposition de contrat qui est envoyée au client, après relecture et validation par le chercheur. La phase de négociation du contrat démarre et peut impliquer plusieurs allers-retours entre le client et Sayens.

Une fois un accord trouvé sur les clauses contractuelles, le gestionnaire contrat Sayens met le contrat à la signature du client, de l’établissement tutelle du laboratoire qui prend la responsabilité scientifique du projet, et de Sayens qui prend la responsabilité de la gestion administrative et financière du contrat.
Dans le cas des (thèses) CIFRE, la signature du contrat doit intervenir dans un délai maximum de 6 mois à partir du début de la thèse (dès convention ANRT signée et doctorant recruté).

Le contrat est signé, comment gérer ? 

Objectif : réaliser le projet contractualisé et fournir les livrables prévus selon l’échéancier contractuel, et valoriser au mieux les résultats du projet

Comment gérer le projet ?

A réception du devis/contrat signé, le gestionnaire contrat Sayens communique au chercheur responsable du projet, un numéro d’affaire (ex : 5G01CRE233009) pour le suivi et la gestion du projet, ainsi qu’une Fiche d’Identité professionnelle à retourner complétée, afin de bénéficier d’un accès au portail de gestion de ces projets (i-VISION). Notre service informatique transmet au chercheur ses codes d’accès et le guide d’utilisation. L’outil i-Vision vous permet de :

• recenser vos contrats en cours,
• suivre l’état d’avancement financier de vos contrats en cours en temps réel,
• rechercher les fournisseurs référencés pour passer vos achats,
• effectuer une demande d’achat
• suivre l’avancement de vos commandes,
• visualiser les dépenses (achats, frais, heures), le budget restant disponible, les factures émises au client, les commandes de reversements
• valider vos bons à payer (dès lors que l’achat est réceptionné ou que la prestation est réalisée afin que Sayens puisse procéder au paiement de la facture),
• obtenir l’historique de vos contrats des 5 dernières années,
• répertorier la documentation nécessaire à la gestion de vos contrats (guides utilisations I-vision, N2F, procédure de saisie d’une commande, formulaire de réservation, …)

Le directeur et le gestionnaire administratif du laboratoire ont également accès aux informations concernant les contrats du laboratoire via l’outil i-Vision.

Comment recruter sur le contrat ?

Le service Ressources Humaines (RH) Sayens peut prendre en charge sur les affaires les recrutements pour la réalisation des contrats.

Attention :

• En cas d’accueil au laboratoire, informez l’administration du laboratoire de l’arrivée du personnel recruté par Sayens, de manière à pouvoir assurer l’accueil du personnel du point de vue QHSE et procédure ZRR le cas échéant. Le contrat de travail doit être signé avant la prise de poste.

Pour en savoir plus, ou si besoin d’aide, contactez rh@sayens.fr

Comment passer une commande d’achat ?

Pour passer une commande, une demande d’achat doit être saisie sur i-Vision accompagnée du devis fournisseur (copie responsable scientifique du projet). Pour limiter le temps de traitement des demandes, il est recommandé d’utiliser la liste de fournisseurs déjà référencés disponible sur I-Vision. Notre service Achats prend en charge l’envoi des bons de commandes directement aux fournisseurs (copie chef de projet). L’avancement de la commande est consultable sur I-Vision.

Pour en savoir plus, ou si besoin d’aide, contactez le service Achats via l’adresse mail : achats@sayens.fr

Attention :

• La commande est passée par le service achats, aucun devis fournisseur signé ne doit être renvoyé au fournisseur sans le bon de commande Sayens préalablement visé.

Tout achat = ou > à 40 K€ HT doit préalablement faire l’objet d’une mise en concurrence afin de respecter les dispositions du Code des Marchés Publics auquel Sayens est soumise. Consulter un ensemble de fournisseurs pouvant répondre au besoin, et mettre en concurrence, permet également de négocier de meilleurs tarifs.

Une analyse sera effectuée par notre service Achats :

• pour vérifier si l’achat envisagé peut rentrer dans une exemption aux marchés publics, et conclure simplement un contrat de gré à gré avec le fournisseur sans mise en concurrence ni publicité.
• le cas échéant, pour préparer les pièces du marché.

Pour cela, envoyez une demande à achats@sayens.fr

Une fois le produit ou service commandé réceptionné, et la facture fournisseur enregistrée par Sayens, un bon à payer doit être validé sur i-Vision par le responsable scientifique pour permettre le paiement de la facture au fournisseur.

Comment se faire rembourser des frais ?

La saisie des frais s’effectue via l’application mobile N2F, dotée d’un scan intelligent, qui vous permet de saisir au fur et à mesure vos frais en prenant en photo vos justificatifs ou en rattachant un pdf. La validation est par la suite simplifiée avec un circuit de signature électronique. Le guide d’utilisation de l’application est transmis au démarrage du projet.

Si d’autres personnes de l’équipe impliquées sur le projet doivent se faire rembourser des frais sur N2F, la fiche d’identité professionnelle doit être retournée accompagnée du RIB à achats@sayens.fr, afin que les membres de l’équipe bénéficient d’un accès N2F.

Les frais doivent être déclarés avant le 22 du mois pour un remboursement en fin de mois. Pour aller plus loin : Se référer au « Guide pratique du suivi administratif et financier des contrats pour les chercheurs et leurs équipes ».

Contactez le Chef de projets Investissement-Transfert référent (cf. liste contacts utile en fin de document) qui vous aidera dans la stratégie de valorisation des résultats (protection de la propriété intellectuelle – PI ,…) ainsi qu’à remplir une Déclaration d’invention.

Attention :

• La protection n’empêche pas la publication, mais la publication empêche la protection.
  Les résultats de recherche publiés ne peuvent plus faire l’objet de valorisation, car les résultats divulgués ne peuvent plus être protégés. Avant publication des résultats, pensez à contacter nos Chefs de projet Investissement-Transfert.