Charte de la R&D Partenariale

Comment se passe le montage du projet ?

Objectif : établir et signer un contrat (qui peut prendre la forme d’un devis) avec le partenaire. Le contrat définit le projet, le mode de pilotage du projet, les engagements mutuels de chacun (apports, obligations, planning, livrables, paiements…)

Les échanges avec le partenaire vous permettront de définir les enjeux, les objectifs et les bénéfices du projet pour chaque partie. Votre chargé d’affaires Sayens vous aidera à qualifier et définir le cadre partenarial adapté (que ce soit une collaboration de recherche, une prestation ou une expertise), et les enjeux liés à la propriété intellectuelle, à sa protection et son exploitation éventuelle par le partenaire à l’issue du projet.

Pour élaborer une offre à votre partenaire, vous devrez identifier les expertises et moyens à engager, formaliser un programme pour la durée du projet qui recoupe les intérêts de l’entreprise et du laboratoire/chercheur en définissant les objectifs, le séquencement par workpackages et les livrables associés. La rédaction précise du programme scientifique peut faire l’objet d’un livrable intermédiaire du projet, ou d’une prestation d’expertise préalable au contrat de recherche.

Stratégie de négociation. Définir les apports de chacun des partenaires. Valider et définir les moyens à mettre en œuvre de part et d’autre

Attention :

• Bien valider les enjeux et l’engagement de l’entreprise dans le projet (planning, budget, scénario de valorisation envisagé, etc…).
• Ne pas proposer de prix ou d’enveloppe financière trop tôt
• Valider et qualifier les livrables attendus pour anticiper la stratégie de valorisation.

Comment nous chiffrons le projet, et définissons le prix proposé à l’entreprise ?

Les principes de chiffrage

Le chiffrage est établi en estimant l’ensemble des coûts liés à la réalisation du projet, que ce soit les temps de travail des personnels de l’établissement ou recrutés spécifiquement, les moyens matériels à mettre en œuvre, les fluides et consommables nécessaires à la réalisation du projet, les coûts de transports, ou du temps proposé pour l’expertise.

A ces coûts spécifiques au projet sont intégrés des coûts forfaitaires liés à l’environnement technique et scientifique, et les frais de gestion administrative et financière. L’évaluation du coût complet du projet permet d’établir un prix minimal de vente.

Sur la base de ce prix minimal, une réflexion est menée pour définir le prix de vente à proposer au client, qui pourra comprendre une marge.

Dans le cas de projets comportant un enjeu de propriété intellectuelle (PI), une partie des coûts du laboratoire peut être affiché en cofinancement du projet, pour légitimer le partage de la PI. Les équipes de Sayens aident à définir au cas par cas la stratégie de valorisation du projet (partage de PI, modalités de protection et de prise en charge des coûts, modalités d’exploitation, exclusivité du partenariat, publications) et l’impact financier correspondant, dans l’intérêt du chercheur/établissement.

La fiche de coût

La Fiche de coûts utilisée par les chargés d’affaires Sayens est un support établi en concertation entre Sayens, les établissements et les laboratoires, qui permet de chiffrer au mieux l’ensemble des coûts dans le cadre d’une prestation ou d’un contrat de collaboration.

Cette Fiche s’appuie sur des règles communes de chiffrage validées par les établissements. En particulier, les coûts horaires des personnels UBE/IAD sont définis annuellement par les établissements. Les frais de gestion Sayens et les modalités de reversement sont validés par les établissements.

La Fiche de coûts est un support transparent, renseigné par le chargé d’affaires Sayens sur la base des éléments fournis et validés par le chercheur, le service Financier Sayens et le Directeur de Laboratoire. Elle permet en particulier de :

• Chiffrer de manière exhaustive les besoins utiles à la réalisation du projet (temps, moyens du laboratoire mis en œuvre, achats, recrutements…)
• Définir et optimiser le pilotage financier et la gestion des flux du contrat (reversements labo/établissement/achats/budget disponible

Exemple de fiche de coût

Quelles sont les modalités de gestion des contrats, et comment est réparti le budget ?

En dehors du cas spécifique du fonctionnement des Business Unit (BU) détaillé plus loin, Sayens propose un mode de gestion « par projet », sur lesquels les personnels spécifiques sont affectés ou recrutés, et les achats sont prévus. Si aucune marge financière n’est dégagée dans les projets, ce mode de gestion ne permet pas de recruter des personnels permanents dédiés, ni de financer l’environnement technique (location, assurance, maintenance …) au-delà de l’environnement forfaitaire prévu pour le laboratoire. Par ailleurs, le montant des frais de gestion fixe rappelés ci-après ne permet pas d’envisager d’action de prospection ou de développement, ni de suivi d’activité spécifique.

La répartition des sommes liées au projet est définie au travers de la Fiche de coûts présentée plus haut.

Le montant des frais de gestion est fixe et de 17% du prix de vente du contrat. Ce montant est conservé par Sayens. Dans le cas des collaborations de recherche, les frais de gestion sont répartis à raison de 2,5% du montant total du contrat pour à l’UBE ou l’IAD, et 14,5% pour Sayens. Les frais de gestion sont reversés aux établissements deux fois par an pour l’ensemble des contrats de recherche en cours ou récemment terminés.

Les frais de gestion de Sayens rémunèrent le service de gestion administrative et financière des contrats. La contribution des chargés d’affaires est valorisée sous forme d’heures ou de prélèvements forfaitaires complémentaires pour la négociation du contrat, l’apport d’affaire ou autre contribution.

Une fois le contrat signé, l’enveloppe prévue pour la réalisation du contrat est conservée à Sayens au travers d’un numéro d’affaire (cf. plus bas) pour être utilisé par le chercheur.

Dans le cas où la totalité du l’enveloppe prévue pour le fonctionnement du projet n’est pas complètement utilisée dans le cadre effectif du contrat, le solde est placé sur un compte de mise à disposition (MAD) une fois le contrat terminé. Ce montant reste disponible pour le chercheur jusqu’à la clôture du deuxième exercice suivant celui de la clôture du contrat (exemple : pour une fin de contrat le 30/06/2020, le montant MAD est disponible jusqu’au 31/12/2022). Sauf cas exceptionnel, passé ce délai, ce budget est réintégré dans les fonds propres de Sayens et ne peut plus être utilisé par le chercheur. La mise à jour des comptes de MAD est effectuée deux fois par an en février-mars et août-septembre, mais peuvent être établis entre-temps sur demande du chercheur

L’utilisation des fonds disponibles doit correspondre à la poursuite des travaux de recherche du responsable scientifique. Celui-ci peut les mobiliser pour des achats, des frais de mission/déplacement, exceptionnellement des embauches sous réserve d’une mission de recherche précisément liée aux axes de recherche du laboratoire ou en reversement à l’université ou son laboratoire sous réserve d’une convention de reversement. Sur cette MAD, des frais de gestion sur MAD sont appliqués au moment de la mise ne place du compte de MAD pour les contrats signés à compter du 01/01/2022 par paliers successifs comme suit : Dix pour cent (10%) des fonds lorsqu’ils sont compris entre 0 et 5 000 € ; Quatorze pour cent (14%) des fonds lorsqu’ils sont compris entre 5 000 € et 25 000 € ; Dix-sept pour cent (17%) des fonds lorsqu’ils sont égaux ou supérieurs à 25 000 €.

Le budget alloué au laboratoire pour la réalisation du contrat est reversé en cohérence avec l’échéancier de paiement défini avec le client. A chaque paiement encaissé par Sayens, un bon de commande est édité par Sayens à destination de l’établissement tutelle du laboratoire. Le dernier versement est obligatoirement versé à l’issue du contrat.

La marge est le montant qui peut être négocié au-delà du prix plancher défini par le chiffrage à coût complet. Si la négociation du contrat permet d’obtenir une marge, celle-ci est partagée. 50% est placée en investissement pour la recherche chercheur, et 50% est conservée par Sayens.

Dans certains cas, la proposition financière (devis) n’est pas suffisante, et un document plus complet (contrat de prestation, de collaboration, etc…) doit être mis en place. C’est le cas pour les projets impliquant un enjeu de propriété intellectuelle et pour tout projet d’un montant supérieur à 25 000€ HT.

Après validation de la proposition financière (devis) par l’entreprise et, – dans le cas des (thèses) CIFRE, après validation du projet par l’ANRT, un juriste Sayens rédige une proposition de contrat qui est envoyée au client après relecture et validation, par le chercheur. La phase de négociation du contrat démarre et peut impliquer plusieurs allers-retours entre le client et Sayens.

Une fois un accord trouvé sur l’ensemble des clauses contractuelles, le gestionnaire contrat Sayens met le contrat à la signature du client, de l’établissement tutelle du laboratoire qui prend la responsabilité scientifique du projet, et de Sayens qui prend la responsabilité de la gestion administrative et financière du contrat.

Dans le cas des (thèses) CIFRE, la signature du contrat doit intervenir dans un délai maximum de 6 mois à partir du début de la Thèse (à partir du moment ou la convention ANRT est signée et que le doctorant est recruté).

Le contrat est signé, comment gérer ? 

Objectif : réaliser le projet contractualisé et fournir les livrables prévus selon l’échéancier contractuel, et valoriser au mieux les résultats du projet

Comment gérer les finances du projet ?

Dès la réception du bon de commande ou du contrat signé, Sayens communique au chercheur responsable du projet un numéro d’affaire (ex 5G01CRE233009) qui sert de référence pour la gestion du projet.
Le responsable scientifique du projet remplit sa Fiche d’Identité professionnelle (E35) afin de bénéficier d’un accès au portail de gestion en ligne de Sayens, i-VISION pour suivre l’état d’avancement financier de son contrat en temps réel. Grâce à des codes d’accès individuels, il peut se connecter à distance sur ce portail afin de visualiser l’état des dépenses, le reste à engager, les commandes passées, etc. Pour toute demande d’information complémentaire, le responsable scientifique peut adresser une demande spécifique au chargé d’affaires ou au gestionnaire contrat qui le mettra en relation avec le contrôle de gestion si besoin. Le directeur et le gestionnaire du laboratoire peuvent visualiser l’ensemble des informations concernant les contrats du laboratoire via l’outil en ligne Report One.
Le service informatique de Sayens transmet au chercheur ses codes d’accès au portail i-VISION en complément du guide d’utilisation de l’outil. Si vous ne l’avez pas reçu, contactez le service informatique Sayens à l’adresse informatique@sayens.fr

Comment recruter sur le contrat ?

Le service Ressources Humaines (RH) Sayens peut prendre en charge sur les affaires les recrutements pour la réalisation des contrats.

Attention :

• En cas d’accueil au laboratoire, informez l’administration du laboratoire de l’arrivée du personnel recruté par Sayens, de manière à pouvoir assurer l’accueil du personnel du point de vue QHSE et procédure ZRR le cas échéant. Le contrat de travail doit être signé avant la prise de poste.

Pour en savoir plus, ou si besoin d’aide, contactez rh@sayens.fr

Comment passer une commande d’achat ?

Le service Achats de Sayens prend en charge l’envoi des bons de commandes aux fournisseurs. Pour passer une commande, une demande d’achat (Formulaire Modèle E09) doit être rempli et envoyé à achats@sayens.fr accompagné du devis fournisseur, en copie le responsable scientifique du projet. Pour limiter le temps de traitement des demandes, il est recommandé d’utiliser la liste de fournisseurs déjà référencés. La liste des fournisseurs référencés et le statut du traitement de la commande sont accessibles via l’interface i-Vision. Le service Achats envoie alors directement la commande au fournisseur, en mettant le chef de projet en copie

Attention :

• La commande est passée par le service achats, aucun devis fournisseur signé ne doit être renvoyé au fournisseur sans bon de commande officiel de Sayens

Une fois le produit ou service commandé réceptionné, et la facture fournisseur enregistrée par Sayens, un bon à payer doit être validé via le portail i-Vision par le responsable scientifique pour permettre le paiement de la facture au fournisseur.

Comment se faire rembourser des frais ?

La saisie des frais se fait au travers de l’application N2F mise à disposition par Sayens aux enseignants-chercheurs. Le guide d’utilisation de l’application est communiqué au chercheur au moment du démarrage du projet.

Attention :

• Les frais doivent être déclarés avant le 21 du mois pour un remboursement en fin de mois.

Contactez le Chef de projets Investissement-Transfert référent (cf. liste contacts utile en fin de document) qui vous aidera dans la stratégie de valorisation des résultats (protection de la propriété intellectuelle – PI ,…) ainsi qu’à remplir une Déclaration d’invention.

Attention :

• La protection n’empêche pas la publication, mais la publication empêche la protection.
  Les résultats de recherche publiés ne peuvent plus faire l’objet de valorisation, car les résultats divulgués ne peuvent plus être protégés. Avant publication des résultats, pensez à contacter nos Chefs de projet Investissement-Transfert.